報連相は小分けにする

まとめて報連相する = 夏休みの宿題を期限ギリギリでやる

中学生の頃だったと思うが、夏休みの宿題全てを夏休み残り 2 日でやった覚えがある。

睡眠時間を削ってやりきったが、登校日はゾンビ気分だ。そうなるぐらい馬鹿げた行為だ。

社会人になって報連相をまとめて受ける経験があるが、当時のゾンビ気分がフラッシュバックする。

どれだけのことか、数字で考える

他人が 5 日(40時間)かけて作った報告書を、

あなたがたった 1 時間で、時間に応じた分だけ、網羅的に、抜け漏れなく見る場合を考えて欲しい。

40 倍の正確さ・スピードを備えたチェックが必要だ。本当にそんな数字をあなたは出せるだろうか。

小分けに途中で報連相する

報告と連絡に関しては:

報告受け取り手と「どれぐらいの区切りで途中報告・連絡をすべきか」を決めるのが一番手っ取り早い。

4 時間ぐらいで作ったもの、作業者 が 50 % 作り込みしたと思った時点、

修正量が 5ページ以内 など、数字で表せられれば尚良い。

相談に関しては:

途中と言わず、随時相談をし合える状況が一番良い。

仕事で一番大事なこと

確認 だ。

確認に始まり、確認に終わる

仕事で失敗する理由の一つに「思い込み」が挙げられる。

「こうすればいいだろう」「これで良いんじゃないか」

そう考えて良い根拠が何処にあるのか、教えて欲しい。

答えられないならば、それは結局 自分勝手に 決めたことだ。

仕事は、自分一人ではなく、他の人と協力をしてやるものだ。

協力をせず、自分勝手に物事を決めて良い理由があったら、教えて欲しい。

理由がないならば、確認をすることだ。

  • 少しでも何かがおかしい、と思ったら確認をする
  • 本当はこうではないか、と思ったら確認をする
  • 自分はこうだと考えているが相手はどう考えているのだろうか、と思ったら確認をする

とにかく、確認をする。

ビジネスにおけるコミュニケーション

ビジネスにおけるコミュニケーションは

の 3 つが抑えられていれば十分だと考えている。

他にも付け足したいが、必要最低限これらは抑えておきたい。

詳しいことはリンク先を見て欲しい。

蛇足

大学時代、技術よりコミュニケーションをと言われてきたが

ビジネスとなればコミュニケーションにも技術が必要だ。

言われたまま依頼を引き受けない

依頼ができる管理者は少ない

一括りにしてはいけないと思うが、世に言う管理者の依頼は雑だ。

いざ言われた依頼をそのままやってみると

「違う、そういうことを頼んだつもりじゃない」

「私はこういうつもりで頼んだつもりだ」

と言われるのが関の山だ。ともかく、依頼を信用し切ってそのまま引き受けてはならない。

自分から依頼を確認しに行く

まずは「依頼には全てが伝えられていない」と考えてかかる。

依頼を信用し切るなということだ。

その意識下で、依頼に次のことが抜け落ちてないか確認して欲しい。

  • 必ず確認すること
    • なぜ、この依頼を遂行しないといけないのか
    • 何を以って完了とするか
    • 期日は切られているか
    • 依頼の優先度はどれぐらい高いのか
  • 場合によって確認すること
    • 完了報告はどのように提出すれば良いか
    • 途中報告が必要か

なぜ、この依頼を遂行しないといけないのか

手戻りが多い、やたら時間がかかっている依頼にはこれが抜けている。

例えば資料作成という依頼があったとしよう

依頼には「顧客には見せない、組織内での読み合わせ資料を作る」という背景がなく

依頼を受けた側は顧客を想定し、レイアウト体裁まで整えた資料を作ってしまっている。

なぜ依頼をする必要があるか「この依頼をする背景を教えてもらえますか」と聴くことだ。

何を以って完了とするか

やらなくていいことに時間をかけてしまう依頼にはこれが抜けている。

依頼者はおそらく「とりあえずこれやっといて」で依頼を済ませているだろう。

そんな依頼を受けたら「A, B, C をやれば依頼は満たされますか」と聴くことだ。

期日は切られているか

「これ、この日までに必要だったんだけど、できてますか」から始まる

「この日までにやって欲しかったんだけど」という依頼にはこれが抜けている。

依頼を受けた時に期日が決まっていなかったら、聴く。

依頼者が期日を切っていない場合、仕事に対して無責任な人だと思っておこう。

期日を切るのは依頼者の責任だ。

依頼の優先度はどれぐらい高いのか

期日と同じく、優先度も聴くことだ。避けておくべきは、

優先度高の作業が10個も20個もあるような状態だ。

電車の座席が全て優先座席だったら、優先座席の「優先」の価値はなくなる。

ではどうするかだが、普段は優先度高がない状態を継続しておき、どうしても

やらないといけない優先度高が割り込んできた時に

それを予定に入れられるようにしよう。

完了報告はどのように提出すれば良いか

日々の定型業務であれば問題ないが、突発的に湧いてできた作業では聴いておくことだ。

途中報告が必要か

確認しなくてもやって欲しいが、途中報告が必要かどうかは

聴いておくことだ。一連の作業規模が大きく、

最後の報告を確認する時に、その量が膨大になるならば

途中報告を入れるべきだろう。

顧客が本当に欲しいものを聴く

「穴とドリル」の寓話を知っている人は読まなくていい

「聴く」のが依頼を受ける側の任務

ある雑貨店に客が来た。店員にこう尋ねた。

客: 「ドリルはありますか」

業務でドリルを使わ無いだろうビジネススーツ姿の客に、店員は続ける。

店員: 「ドリルですか、揃えておりますが 3 万円以上の高価なものしか残っていません」

客: 「うーん、仕方ないですね... ではその中から一番安いものを買わせてください」


この店員は客の話を聴いていない。ただ単に話をそのまま処理しているだけ。客も損だ。

客はなぜドリルが必要なのだろうか。

人の話を聴く店員が対応していたらどうだろうか。


客: 「ドリルはありますか」

店員: 「ドリルですか、揃えております。失礼ながら、なぜドリルが必要なのでしょうか」

客: 「会社に書類がたくさんありまして。ホッチキスでまとめるには一部が厚すぎるので、穴を開け、紐を通してまとめたいんです」

店員: 「なるほど。ちなみに、千枚通しではダメですか」

客: 「千枚通しというものを知らなかったです。その道具を見せてもらえますか」

その後、客は千枚通しを購入する。

客はドリルではなく、それよりは安価で、本当に欲しかった千枚通しを購入できた。

「聴く」ための手段

  • なぜ、で話を持ちかけてきた背景を聴く
    • なぜ、それが必要なのですか
    • なぜ、その案を実現していこうという話になったのでしょうか
  • 具体的に、で相手の想定物を聴く
    • 赤いオブジェクトとは、具体的にどのようなものでしょうか
    • 短めの期間でとは、具体的には 1 週間の期間でしょうか、1 ヶ月ぐらいの期間でしょうか
  • 例えば、で相手の想定物を聴く
    • プライバシー保護用の処理とは、例えばどのようなものでしょうか
    • バッファを持たせておくようにとは、例えば1日ぐらいを見積もっておけば良いでしょうか

つまるところ

すぐにハイというな、ということだ